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- 質(zhì)量采購控制法
- 發(fā)布人：admin 日期：2007-08-29
- 質(zhì)量采購控制法
所有的公司不論其規(guī)模和業(yè)務(wù)大小都需要采購各種材料。如用于深加工的原材料、半成品、元件、子系統(tǒng)、工具、儀器和其他項目等，幾乎所有采購來的材料都直接或間接地影響最終產(chǎn)品的質(zhì)量。因此，應(yīng)對采購活動進行適當控制。公司的責任是確保從外部得到的所有材料和服務(wù)充分滿足公司及其客戶的要求。這里需注意的是，來自公司本單位或兄弟公司的供應(yīng)應(yīng)與來自外部來源的供應(yīng)都要服從相同的控制。
對ＩＳＯ有關(guān)采購控制標準的應(yīng)用涉及下列方面：
(1)選擇合格的分供方或賣主。
(2)采購訂單所附帶的規(guī)范、圖紙。
(3)在招標過程中對未來的分供方或賣主發(fā)布有關(guān)質(zhì)量數(shù)據(jù)的程序。
(4)從質(zhì)量的觀點分析報價單。
(5)向選定的供應(yīng)商闡明要求和驗證及質(zhì)量保證程序的協(xié)定。
(6)對采購產(chǎn)品的驗證。
(7)通過培訓(xùn)、技術(shù)咨詢、專用工具、量規(guī)和檢測設(shè)施(適用時)對分供方或賣主進行幫助的規(guī)定。
(8)產(chǎn)品質(zhì)量和分供方或賣主的質(zhì)量保證體系的監(jiān)督。
(9)完成訂貨后對分供方或賣主情況的評定。
□ 對分銷商或賣主的評定
這對采購控制是很關(guān)鍵的，因為采購產(chǎn)品的質(zhì)量完全取決于供應(yīng)者。建立評定這些供應(yīng)者的制度化的程序是基本的。對供應(yīng)者的評估應(yīng)基于下列依據(jù)：
(1)他們滿足產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量要求的能力。
(2)在所要求的技術(shù)水平上對機械、工具和人力的可獲得性。
(3)他們在商業(yè)上和財政上的生命力。
(4)他們的生產(chǎn)能力和保證規(guī)定的交貨計劃的能力。
(5)他們質(zhì)量保證體系的有效性。
評定未來供應(yīng)者的方法有很多。供應(yīng)者在以往供應(yīng)相同或相似種類產(chǎn)品的表現(xiàn)是很有用的評定參考。從這一點說，保持對進貨以及他們質(zhì)量狀況的詳細記錄是很重要的。至少，這個記錄應(yīng)包括詳細的供貨數(shù)量、拒收數(shù)量、履行交貨計劃和在復(fù)審期間對公司總供應(yīng)(所提及的材料或服務(wù)的)的占有量。
由主要買主如國防企業(yè)或由認證機構(gòu)對分供方或賣主的質(zhì)量保證體系的批準可以作為評估的起始點。然而，還需要確定分供方的工廠和設(shè)備的加工能力是否符合所供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量要求。另外，評價其生產(chǎn)能力和財政來源是否符合其對客戶的交貨承諾也是很重要的。
對一次性購買或當購買量很小時，買主應(yīng)在批準產(chǎn)品投入使用前對其做詳細的檢查和檢驗。
上述方法不適用于新的供應(yīng)者。因此，需要進行正式的能力評價。
□ 能力評價方法
既然能力評價是一種采購功能，采購部門要對這一活動負總的責任。通常，由公司的專家訪問分供方或賣主的工廠。在組織這一訪問之前，應(yīng)要求分供方或賣主提供關(guān)于其生產(chǎn)設(shè)施、組織、人員和財政等方面的數(shù)據(jù)和就所要求的質(zhì)量水平提供有關(guān)產(chǎn)品的數(shù)據(jù)。
對供應(yīng)商的評定需要有不同領(lǐng)域，如加工工程、質(zhì)量控制和財政方面的專家參加，在采購部門可能缺少一些專家，所以通常指定一個委員會來承擔這項任務(wù)。這個委員會由各個功能單位的專家組成；由采購部門負責總體協(xié)調(diào)。該委員會核查由供應(yīng)商提交的數(shù)據(jù)。也許，這種核查會發(fā)現(xiàn)某供應(yīng)商不具備執(zhí)行訂貨的能力，而不再向這類供應(yīng)商訂貨。
對選定的供應(yīng)商，專家組要到其工作場地對其設(shè)施、結(jié)構(gòu)和質(zhì)量保證體系進行實際評價。這種評審應(yīng)機敏地進行。當評審組需要獲得他所需要的數(shù)據(jù)時，不要扮演檢查員的角色，不要對供應(yīng)商及其設(shè)施提出批評。評審組應(yīng)親自確認直接影響供應(yīng)商執(zhí)行相關(guān)訂貨的能力的區(qū)域。通常，建議使用標準的詢問單。以下是評審期間所涉及的一些重要方面：
(1)該分供方或賣主的工廠和設(shè)備能否按要求生產(chǎn)？
(2)機器是否能夠保持可接受限度內(nèi)的質(zhì)量參數(shù)？
(3)該公司是否具有人員素質(zhì)良好的質(zhì)量組織和有效的質(zhì)量控制程序？
(4)該公司是否大量使用來自商業(yè)方面或來自分供方的零部件？如果是，他是如何控制這些零部件的質(zhì)量的？
(5)該公司的原材料來源是什么？他是否有足夠的儲備以防材料供應(yīng)中
斷的影響？他如何保證原材料的供應(yīng)？
(6)該公司是否具備與目前生產(chǎn)有關(guān)的完整的檢驗設(shè)施？如果沒有，在進行裝貨前檢查時有什么替代措施？
(7)該公司是否已執(zhí)行了一個與正在考慮的產(chǎn)品相類似的產(chǎn)品訂單？若是，應(yīng)獲得該訂單的詳細情況。
(8)該公司的財政地位如何？
(9)是否有其他能反映該公司執(zhí)行訂單能力的詳細情況？
(10)該公司領(lǐng)導(dǎo)層對其產(chǎn)品質(zhì)量的態(tài)度是什么？他對自己滿足訂單要求的能力自信嗎？
采購部門根據(jù)評審委員會對供應(yīng)商的評審結(jié)果可采取下列行動之一：
① 如果被評審的公司具有合理的質(zhì)量保證體系，他的名字就該在注冊供應(yīng)商的名單上。
② 如果他具有少量缺點，建議他采取補救行動，通過進一步評價后予以注冊。
③ 如果該公司具有重大缺陷，則通知他在目前不能以供應(yīng)商注冊。
應(yīng)針對特定產(chǎn)品對分供方或賣主實行注冊并限定期限，如兩年。除監(jiān)督他們提供的產(chǎn)品外，公司還要定期檢查所注冊的分供方或賣主是否保持規(guī)定的作業(yè)標準。采購部門應(yīng)組成專門小組來執(zhí)行這種對分供方或賣主的定期監(jiān)督。
所有的發(fā)現(xiàn)都應(yīng)做適當?shù)挠涗洠⒁罁?jù)這個數(shù)據(jù)更新注冊分供方或賣
主。應(yīng)建立適應(yīng)的增加或刪除注冊名單的指南和標準。
□ 采購資料
采購的成功起始于采購要求的確定。通常，這些要求包含在提交給分供方或賣主的合同規(guī)范、圖紙和采購訂單中。
應(yīng)制定適當?shù)霓k法來保證明確對供應(yīng)品的要求，更重要的是讓分供方或賣主完全地理解。這些辦法可包括制訂規(guī)范、圖紙和采購訂單的書面程序；發(fā)出采購訂單前公司與分供方或賣主的協(xié)議；其他與所采購物品相適應(yīng)的方法。
采購文件應(yīng)包含清晰地描述所訂產(chǎn)品或服務(wù)的數(shù)據(jù)。其重要因素如下：
(1)產(chǎn)品的精確辨認和等級。
(2)檢查規(guī)程。
(3)應(yīng)用的質(zhì)量標準。
所有檢查檢驗方法和技術(shù)要求應(yīng)指明相應(yīng)的國家和國際標準。訂購單中提到的所有文件的狀態(tài)應(yīng)清楚地說明。當要引用技術(shù)要求、圖紙和檢查程序時，最基本的是要確定這些文件的編號以免造成混淆。
應(yīng)在訂貨單上詳細說明質(zhì)量要求，任何中間檢驗要求以“要點”的形式在訂貨單或檢查規(guī)程單上表明。“要點”是指制造過程中的環(huán)節(jié)。此外，沒有得到買主明確的同意，分供方或賣主不能違背“要點”要求。例如，壓力容器的焊接必須在下一步處理前進行檢驗，在訂貨單中應(yīng)規(guī)定由分供方或賣主提供檢驗證書的副本。在將訂貨單發(fā)放給分供方或賣主之前，買主應(yīng)充分審查訂貨單的正確性和準確性。實施這種審查的人員應(yīng)有明確授權(quán)。對訂貨單的修改應(yīng)經(jīng)過審查和授權(quán)，最好由發(fā)布原訂單的人來進行。
□ 采購資料的控制
每一個公司應(yīng)在其訂貨單發(fā)出之前有進行評價的程序。具體方法介紹如下：
(1)所有規(guī)范(如技術(shù)的、冶金的、機械的和其他質(zhì)量要求)應(yīng)在圖樣上明確說明，以保證這些規(guī)范能在訂購單上再現(xiàn)。
(2)圖樣上給定參考編號，并要求分供方或賣主在所有規(guī)范中指明該圖樣。
(3)要求質(zhì)量保證部門對訂貨單的完整性和所有規(guī)范的準確性進行檢驗。
(4)在將要求寫入訂貨單之前，與設(shè)計部門和質(zhì)量保證部門進行商討。
需要遵守的其他程序也應(yīng)在訂貨單上明確下來，以防止有時對這些程序的錯誤執(zhí)行。例如，買主希望在正式生產(chǎn)前看一下樣品或使用特定形式的包裝，如事先未予明確，分供方或賣主也許根本沒把這些要求當回事。這種程序的細節(jié)應(yīng)仔細地寫出來。下面是訂單處置時要注意的一些方面：
(1)對重要的材料，購買者應(yīng)明確地聲明是否希望在材料使用前進行批準。在鑄造的情況下，若買方的質(zhì)量保證部門有要求，則應(yīng)寫明檢查試樣的程序。
(2)若對生產(chǎn)前的樣品有要求，則要讓分供方或賣主知道樣品的型號規(guī)格、發(fā)送形式和對樣品進行檢驗的細節(jié)。
(3)應(yīng)明確規(guī)定對圖紙、規(guī)范或與質(zhì)量要求有偏離的批準程序。分供方或賣主不能假定買方可能接收對圖紙或規(guī)范有微小的偏離。如果買方希望分供方或賣主嚴格地執(zhí)行規(guī)范，也必須在訂單中聲明。
(4)應(yīng)清楚表明接受檢查的地點和方法。若要求抽樣檢查，應(yīng)事先明確抽樣計劃的細節(jié)。被否決產(chǎn)品的處置和糾正批次的再送程序也應(yīng)事先確定。
(5)用名稱、零件號和其他內(nèi)容標志產(chǎn)品的方法應(yīng)讓分供方或賣主知曉。
(6)擔保條件以及優(yōu)惠客戶和解決爭議的程序應(yīng)詳細規(guī)定以避免不同的解釋。
□ 采購物資的驗證
訂貨單上應(yīng)明確產(chǎn)品驗證體系。該驗證體系應(yīng)在訂貨單完成之前由供方和分供方達成協(xié)議。下面方法的任何一種均可用于產(chǎn)品驗證：
(1)買方信賴分供方或賣主的質(zhì)量保證體系。
(2)分供方或賣主提交檢查檢驗數(shù)據(jù)和統(tǒng)計的過程控制記錄。
(3)當收到產(chǎn)品時由買方進行抽樣檢查或檢驗。
(4)在發(fā)送前或在規(guī)定的過程中由分供方或賣主進行檢查。
(5)由獨立的認證機構(gòu)進行認證。
買主必須在訂貨單上明確指出最終用戶(若有最終用戶參與)是否在分供方或賣主的場地進行驗證活動。
分供方或賣主應(yīng)提供所有設(shè)施和記錄來協(xié)助檢驗。檢驗活動的規(guī)模應(yīng)與被檢產(chǎn)品的類型相適應(yīng)。
ＩＳＯ標準明確規(guī)定分供方或賣主不能對買主在分供方或賣主的場地進行的檢驗采取庇護。分供方或賣主對向購買者送交合格產(chǎn)品承擔最后責任。
有關(guān)檢驗程序的協(xié)議應(yīng)規(guī)定檢查或檢驗數(shù)據(jù)的交換，其目的是促進質(zhì)量的提高。檢驗程序的協(xié)議要盡量減少對質(zhì)量要求和所使用的檢查、檢驗和抽樣方法的各種假設(shè)。
□ 采購材料的質(zhì)量記錄
應(yīng)保留對采購材料恰當?shù)馁|(zhì)量記錄，這不僅可作為采購控制的證明，還是監(jiān)督分供方或賣主表現(xiàn)的一種手段。大公司應(yīng)有一套依據(jù)客觀標準評價分供方或賣主的體系。與分供方或賣主共同使用評價體系能幫助他們提高質(zhì)量和送貨方面的能力。
采購材料的質(zhì)量數(shù)據(jù)也可成為以后采購中的接收規(guī)范和檢查的基礎(chǔ)。應(yīng)編制標準程序和表格以便記錄和使用。可能時，這些數(shù)據(jù)應(yīng)計算機化以便處理和使用。
與分供銷商或賣主的關(guān)系
近年來，“供應(yīng)者管理”的概念有了很大的變化，主要是日本的一些公司經(jīng)驗的結(jié)果。早期的多渠道供貨選擇和通過促使分供方或賣主之間的競爭來獲得最佳選擇為合作和伙伴關(guān)系提供了途徑，并可建立長期的關(guān)系。一個公司應(yīng)盡量使其分供銷商或賣主認清其質(zhì)量要求：其目的是為了達到對各自要求的相互理解。在共同尋求解決質(zhì)量問題方面，公司應(yīng)向分供銷商或賣主提供技術(shù)指導(dǎo)。必要時，應(yīng)對分供銷商或賣主就諸如統(tǒng)計質(zhì)量控制和提高生產(chǎn)率等領(lǐng)域進行培訓(xùn)。從長遠看，這將有益于合作伙伴雙方
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