三、 管理看板
管理看板是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的非常有效且直觀的手段,尤其是優(yōu)秀的現(xiàn)場管理必不可少的工具之一。
管理看板是管理可視化的一種表現(xiàn)形式,即對數(shù)據(jù)、情報(bào)等的狀況一目了然的進(jìn)行的透明化的管理活動。它通過各種形式如標(biāo)語、現(xiàn)況板、圖表、電子屏等把文件上、腦子里或現(xiàn)場隱藏的情報(bào)揭示出來,以便任何人都可以及時掌握管理現(xiàn)狀和必要的情報(bào),從而能夠快速制定并實(shí)施應(yīng)對措施。
按照責(zé)任主管的不同,一般可以分為公司管理看板、部門車間管理看板和班組管理看板三類。
目視管理的應(yīng)用案例與實(shí)施辦法
目視管理實(shí)施得如何,很大程度上反映了一個企業(yè)的現(xiàn)場管理水平。無論是在現(xiàn)場,還是在辦公室,目視管理均大有用武之地。在領(lǐng)會其要點(diǎn)及水準(zhǔn)的基礎(chǔ)上,大量使用目視管理將會給企業(yè)內(nèi)部管理帶來巨大的好處。
1、 目視管理就是通過視覺導(dǎo)致人的意識變化的一種管理方法。
2、 目視管理三要點(diǎn):
① 無論是誰都能判明是好是壞(異常)
② 能迅速判斷,精度高
③ 斷結(jié)果不會因人而異
在日常活動中,我們是通過“五感”(視覺、嗅覺、聽覺、觸摸、味覺)來感知事物的。其中,最常用的是“視覺”。據(jù)統(tǒng)計(jì),人的行動的60%是從“視覺”的感知開
始的。因此,在企業(yè)管理中,強(qiáng)調(diào)各種管理狀態(tài)、管理方法清楚明了,達(dá)到「一目了然」,從而容易明白、易于遵守,讓員工自主性地完全理解、接受、執(zhí)行各項(xiàng)工作,這將會給管理帶來極大的好處。
我們先舉幾個簡單的事例:
•交通用的紅綠燈
紅燈停、綠燈行
•飲水機(jī)
紅色開關(guān)表示熱水,藍(lán)色開關(guān)表示冷水
•排氣扇上綁一根小布條,看見布條飄起即可知到正在運(yùn)行
在商品已過剩的今天,生產(chǎn)企業(yè)需要從各個方面滿足消費(fèi)者的需求,其結(jié)果使得企業(yè)不得不進(jìn)行多品種、少量、短交期的生產(chǎn),從而導(dǎo)致對現(xiàn)場、現(xiàn)物的各種管理難度增大。而目視管理做為一種管理手段,能使企業(yè)全體人員減少差錯、輕松地進(jìn)行的各種管理工作。
國內(nèi)某些企業(yè)在目視管理方面已經(jīng)取得了較大的進(jìn)步,不僅在工作現(xiàn)場開始較多地應(yīng)用,而且在產(chǎn)品上也實(shí)施了目視管理,為客戶帶方便。例如,電腦上有許多形狀各異的接口,有圓的、扁的、長的、方的,其目的就是防止插錯。而我們公司前段時間購買的電腦上,其接口不僅形狀各異,并且各接口是不同的顏色,各連接線的插頭也是相應(yīng)的顏色。這樣只要看顏色插線,又快又準(zhǔn)。又快又準(zhǔn)既效率高、不易錯正是很多情況下目視管理所帶來的結(jié)果。
以人為本的工作方法
筆者有一次去一家啤酒企業(yè)指導(dǎo),當(dāng)在某個設(shè)備上看到一百多個各種大小的閥門時,我問操作人員,你可以全部記下這些閥門什么時候關(guān)什么時候開嗎?回答是可以。我再問有沒有出現(xiàn)過錯開或錯關(guān)的情況。回答是偶爾有。這就對了,如果有人說從來就沒有過我是不會相信的。該車間主任對我說,來這里上班的新工人看到這么多閥門會緊張一個月!我們許多管理者大談“以人為本”,在現(xiàn)場到底什么是以人為本?同樣的工作在不增加多少成本的情況下讓我們的現(xiàn)場操作人員能更加輕松更加準(zhǔn)確地完成好就是真正地以人為本。在儀表方面也是一樣,當(dāng)一個人面對幾十個儀表,管理者根本就不能指望現(xiàn)場操作人員能全部記得什么范圍內(nèi)是正常什么范圍內(nèi)是異常。紙上考試100分與每天八小時盯著幾十個儀表看完全是兩回事。那么怎么實(shí)現(xiàn)現(xiàn)場操作人員能更加輕松更加準(zhǔn)確地完成好工作的以人為本的方式呢,看看圖1、圖2就知道了。“以人為本”決不應(yīng)停在口號上。
高效率的管理方法
對管理者來說,管理本身也許會帶來優(yōu)越感,但對被管理者來說卻并不是件愉快的事情。“盡量減少管理、盡量自主管理”這一符合人性要求的管理法則,只有在目視管理中才能發(fā)揮得淋漓盡致。實(shí)施目視管理,即使部門之間、全員之間并不相互了解,但通過眼睛觀察就能正確的把握企業(yè)的現(xiàn)場運(yùn)行狀況,判斷工作的正常與異常,這就能夠?qū)崿F(xiàn)“自主管理”目的。省卻了許多無謂的請示、命令、詢問,使得管理系統(tǒng)能高效率地運(yùn)作。
對錯一目了然的方法
很多企業(yè)的管理規(guī)章制度只是留在文件上,殊不知不用看文件,在現(xiàn)場就能判定對錯對現(xiàn)場管理來說是多么的重要。
目視管理的水準(zhǔn)
目視管理可以分為3個水準(zhǔn):
① 初級水準(zhǔn):有表示,能明白現(xiàn)在的狀態(tài)
② 中級水準(zhǔn):誰都能判斷良否
③ 高級水準(zhǔn):管理方法(異常處置等)都列明
在許多企業(yè)里,通常只達(dá)到目視管理的初級水準(zhǔn),達(dá)到中級水準(zhǔn)的已不多見,能達(dá)到高級水準(zhǔn)的更是鳳毛麟角。以下我們用一個事例來說明初、中、高3個水準(zhǔn)的區(qū)別。
目視管理的實(shí)施方法
目視管理本身并不是一套系統(tǒng)的管理體系或方法,因此也沒有什么必須遵循的步驟。如果說一定要列出推行的方法,那么通過多學(xué)多做,樹立樣板區(qū),然后在公司全面展開是可取的。
目視管理的實(shí)施可以先易后難,先從初級水準(zhǔn)開始,逐步過度到高級水準(zhǔn)。
在實(shí)施過程中充分利用好紅牌作戰(zhàn)及定點(diǎn)攝影將十分有益。
目視管理做為使問題“顯露化”的道具,有非常大的效果。但是,僅僅使用顏色,不依具體情況在“便于使用”上下工夫,是沒有多大意義的。因此,發(fā)揮全員的智慧,下工夫使大家都能用、都好用是實(shí)施目視管理的重要之所在。
現(xiàn)場管理三大工具之三---管理看板
管理看板是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的非常有效且直觀的手段,尤其是優(yōu)秀的現(xiàn)場管理必不可少的工具之一
管理看板是管理可視化的一種表現(xiàn)形式,即對數(shù)據(jù)、情報(bào)等的狀況一目了然地表現(xiàn),主要是對于管理項(xiàng)目、特別是情報(bào)進(jìn)行的透明化管理活動。它通過各種形式如標(biāo)語/現(xiàn)況板/圖表/電子屏等把文件上、腦子里或現(xiàn)場等隱藏的情報(bào)揭示出來,以便任何人都可以及時掌握管理現(xiàn)狀和必要的情報(bào),從而能夠快速制定并實(shí)施應(yīng)對措施。因此,管理看板是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的非常有效且直觀的手段,是優(yōu)秀的現(xiàn)場管理必不可少的工具之一。
按照責(zé)任主管的不同,一般可以分為公司管理看板、部門車間管理看板、班組管理看板三類。如下表所示。
下面我們通過部分事例來簡單說明如何進(jìn)行運(yùn)用。
“目標(biāo)分解展示板”
目標(biāo)分解展示板能使高層領(lǐng)導(dǎo)從日常管理里解脫出來。所謂目標(biāo)分解,是公司經(jīng)營管理的一級指標(biāo)向二級、三級指標(biāo)層層展開的一個系統(tǒng)驗(yàn)證圖。制訂時必須根據(jù)公司經(jīng)營方針,對主要的指標(biāo)進(jìn)行重點(diǎn)分解管理,一般步驟如下:
第一、綜合目標(biāo)設(shè)定:進(jìn)行對比后選定課題,確定綜合目標(biāo)。
綜合目標(biāo)不宜選定太多,否則會分散注意力。一般選定1個指標(biāo)或2~3個指標(biāo),大多數(shù)情況不超過4個指標(biāo),其目標(biāo)值應(yīng)用數(shù)值具體表示出來。
第二、目標(biāo)展開:按TP(綜合生產(chǎn)力)目標(biāo)展開,樹立對策體系。目標(biāo)一般可以按照產(chǎn)品、工序、原因、技術(shù)等來分解。但應(yīng)考慮以下情況,如現(xiàn)象把握難易度,對策實(shí)施難易度,成果把握難易度等,然后決定按什么順序來展開。表2所示是具體展開方式選定的事例。
第三:對策選定:對策檢討、選定,樹立對策方案,驗(yàn)證。
為達(dá)成每個目標(biāo)值應(yīng)探索能夠?qū)嵺`的具體對策。至今為止,企業(yè)在以BOTTOM UP(由下到上)為主的改善活動中,經(jīng)常出現(xiàn)一些因?qū)Σ哌x定盲目而發(fā)生負(fù)作用的事例,或是對“什么是對策”進(jìn)行直觀的判定,或是根據(jù)以往的經(jīng)驗(yàn)樹立并實(shí)施對策而使在對效果不能預(yù)測的狀態(tài)下盲目實(shí)施,造成無法獲得其改善成果。
為了預(yù)防上述這樣的問題,提高目標(biāo)完成率,在目標(biāo)展開階段開展原因驗(yàn)證的工作至關(guān)重要,這樣對于對策手段的選定會大有幫助。
“設(shè)備計(jì)劃保全日歷”
“設(shè)備計(jì)劃保全日歷”是指設(shè)備預(yù)防保全計(jì)劃,包括定期檢查、定期加油及大修的日程,以日歷的形式預(yù)先制訂好,并按日程實(shí)施。優(yōu)點(diǎn)是就像查看日歷一樣方便,而且日歷上已經(jīng)記載了必需做的事項(xiàng),等完成后做好標(biāo)記。
“區(qū)域分擔(dān)圖”
“區(qū)域分擔(dān)圖”也叫責(zé)任看板,是將部門所在的區(qū)域(包括設(shè)備等)劃分給不同的班組,由其負(fù)責(zé)清掃點(diǎn)檢等日常管理工作。這種看板的優(yōu)點(diǎn)是從全局考慮,不會遺漏某區(qū)域或設(shè)備,是徹底落實(shí)責(zé)任制的有效方法。
“安全無災(zāi)害板”
“安全無災(zāi)害板”的目的是為了預(yù)防安全事故的發(fā)生而開展的每日提醒活動,包括安全無災(zāi)害持續(xù)天數(shù)、安全每日一句、安全教育資料與信息。一般設(shè)置在大門口員工出入或集中的地方。
“班組管理現(xiàn)況板”
“班組管理現(xiàn)況板”是集合部門目標(biāo)、出勤管理、業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)、通訊聯(lián)絡(luò)、資料、合理化建議、信箱等內(nèi)容,是班組的日常管理看板,一般設(shè)置在休息室或早會的地方。
“定期更換板”
“定期更換板”是根據(jù)備件的使用壽命定期進(jìn)行更換的管理看板,一般張貼在需要更換作業(yè)的部位,方便任何人檢查或監(jiān)督。優(yōu)點(diǎn)是能將文件上或電腦里要求的作業(yè)事項(xiàng)直觀表現(xiàn)于現(xiàn)物上,不容易遺忘。
“QC工具”
“QC工具”開展主題活動必要的手段,主要是針對特定的工作失誤或品質(zhì)不良運(yùn)用QC工具展開分析討論,并將結(jié)果整理在大家容易看到的地方,以提醒防止發(fā)生這樣的問題,而且大家隨時可以提出新的建議并進(jìn)行討論修訂。一般適合于工作比較單一的情況,或特定的課題活動,并不是每個小課題都這樣。
“TPM診斷現(xiàn)況板”
“TPM診斷現(xiàn)況板”是為了持續(xù)推進(jìn)TPM活動而進(jìn)行的分7階段的企業(yè)內(nèi)部認(rèn)證用記錄板,體現(xiàn)小組活動水平的高低,階段越高水平越高。
總之,管理看板的使用范圍非常廣,根據(jù)需要而選用適當(dāng)?shù)目窗逍问健H娑行У氖褂霉芾砜窗澹瑢⒃诹鶄€方面產(chǎn)生良好的影響:
1、展示改善成績,讓參與者有成就感、自豪感
2、營造競爭的氛圍
3、營造現(xiàn)場活力的強(qiáng)有力手段。
4、明確管理狀況,營造有形及無形的壓力,有利于工作的推進(jìn)。
5、樹立良好的企業(yè)形象。(讓客戶或其他人員由衷地贊嘆公司的管理水平)
6、展示改善的過程,讓大家都能學(xué)到好的方法及技巧。
管理看板是一種高效而又輕松的管理方法,有效地應(yīng)用對于企業(yè)管理者來說是一種管理上的大解放。